Главная » Новости » Полный перечень документов по охране труда в организации в 2026 году: обязательные, условно обязательные и лишние

Полный перечень документов по охране труда в организации в 2026 году: обязательные, условно обязательные и лишние

В 2026 году любой работодатель обязан иметь около 20 базовых документов по охране труда: положение о СУОТ, приказы о назначении ответственных, инструкции и программы инструктажей, документы по обучению и проверке знаний, материалы СОУТ и оценки профрисков, документы по СИЗ, медосмотрам и расследованию происшествий. Ещё порядка 30 документов появляются только при определённых условиях — вредных факторах, работах повышенной опасности, транспорте, спецодежде, собственной комиссии по обучению. Остальное, что обычно лежит в папке «Охрана труда», — унаследованные бумаги, которые больше не требуются ни одним действующим НПА.

Ниже — рабочий перечень с основаниями, ответственными за утверждение и сроками. Материал построен так, чтобы им можно было пользоваться как чек-листом при подготовке к проверке ГИТ.

ПОЧЕМУ «ЕДИНОГО ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА» НЕ СУЩЕСТВУЕТ

Главный источник путаницы: специалисты ищут один утверждённый список, а его нет. Трудовой кодекс и подзаконные акты описывают обязанности работодателя (обучить, обеспечить СИЗ, оценить риски, расследовать случаи), а документ — это лишь способ подтвердить, что обязанность исполнена.

Из этого следует три практических вывода:

Состав документации зависит от структуры и рисков компании, а не от её размера в штуках сотрудников. Офис на 200 человек может иметь пакет тоньше, чем производство на 25.
Проверяющий смотрит не на наличие файла, а на связку «документ → фактическое действие → подпись работника». Положение о СУОТ без записей в журналах инструктажей — нарушение, а не формальность.
Лишние документы вредны: они создают обязательства, которые вы же и нарушаете. Если в положении написано «инструктаж ежемесячно», а по факту — раз в полгода, это нарушение вашего собственного локального акта.

ПЯТЬ ГРУПП ДОКУМЕНТАЦИИ: КАК РАЗЛОЖИТЬ ВСЁ ПО ПОЛКАМ

Чтобы перечень не расползался, удобно делить документы на пять блоков.

Организационные — то, что создаёт систему: положение о СУОТ, политика, приказы о назначении ответственных, распределение обязанностей, план мероприятий.
Обучающие — перечни профессий, программы А/Б/В, программы инструктажей, протоколы, журналы, удостоверения.
Оценочные — СОУТ, оценка профессиональных рисков, производственный контроль, декларация соответствия.
Обеспечивающие — СИЗ, смывающие средства, медосмотры, режимы труда и отдыха, компенсации за вредность.
Учётно-контрольные — расследование несчастных случаев и микротравм, учёт выдачи СИЗ, контроль состояния условий труда, отчётность.

ТАБЛИЦА: ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА В 2026 ГОДУ

Документ	Основание	Кто утверждает	Срок действия / хранения
Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)	ст. 209, 217 ТК РФ; Примерное положение о СУОТ Минтруда (приказ № 776н от 29.10.2021)	Руководитель организации, приказом	Бессрочно, пересмотр при изменении процессов; хранение — постоянно
Политика в области охраны труда	ст. 209.1, 217 ТК РФ	Руководитель	Бессрочно
Приказ о назначении ответственного за охрану труда / о создании службы ОТ	ст. 223 ТК РФ	Руководитель	До отмены; хранение 50 лет
Приказ о распределении обязанностей по охране труда между должностными лицами	ст. 214, 217 ТК РФ	Руководитель	До отмены
Перечень профессий и должностей, подлежащих обучению по охране труда	Правила обучения (ПП РФ № 2464 от 24.12.2021)	Руководитель	Пересмотр при изменении штата
Программы обучения по охране труда (А, Б, В)	ПП РФ № 2464	Руководитель (при обучении в организации)	Пересмотр не реже 1 раза в 5 лет
Программы вводного, первичного и повторного инструктажей	ПП РФ № 2464	Руководитель	Пересмотр при изменении условий
Журналы регистрации инструктажей (вводного, на рабочем месте, целевого)	ПП РФ № 2464	Ведёт ответственное лицо	Хранение 45 лет
Приказ о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда	ПП РФ № 2464	Руководитель	До отмены
Протоколы проверки знаний требований охраны труда	ПП РФ № 2464	Комиссия (подписывают члены и председатель)	Хранение 5 лет
Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ	ст. 214 ТК РФ; приказ Минтруда № 772н от 29.10.2021	Руководитель, с учётом мнения профсоюза	Пересмотр по мере необходимости; хранение 50 лет
Перечень действующих инструкций по охране труда	приказ Минтруда № 772н	Руководитель	Актуализируется постоянно
Журнал учёта выдачи инструкций по охране труда	приказ Минтруда № 772н	Ответственное лицо	45 лет
Отчёт (материалы) специальной оценки условий труда: карты, протоколы, сводная ведомость, перечень мероприятий	№ 426-ФЗ от 28.12.2013; ст. 214 ТК РФ	Комиссия по СОУТ, утверждает председатель	5 лет, при вредных классах — 45/50 лет
Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ и графике её проведения	№ 426-ФЗ	Руководитель	До завершения СОУТ
Документы по оценке профессиональных рисков: реестр опасностей, отчёт, перечень мер управления	ст. 214, 218 ТК РФ; рекомендации Минтруда (приказ № 926 от 28.12.2021)	Руководитель	Пересмотр при изменениях, не реже 1 раза в год по практике ГИТ
Нормы выдачи СИЗ и смывающих средств, локальный акт о порядке обеспечения	ст. 221 ТК РФ; приказы Минтруда № 766н и № 767н от 29.10.2021 (ЕТН)	Руководитель, с учётом мнения профсоюза	Пересмотр при изменении рабочих мест
Личные карточки (в т. ч. электронный учёт) выдачи СИЗ	приказ Минтруда № 766н	Ответственное лицо	45 лет после увольнения
Список работников, подлежащих обязательным медосмотрам, и направления на медосмотр	ст. 220 ТК РФ; приказ Минздрава № 29н от 28.01.2021	Руководитель	Список — ежегодно; заключения — 50 лет
План мероприятий по улучшению условий и охраны труда	ст. 225 ТК РФ	Руководитель	Ежегодно
Документы по расследованию несчастных случаев: приказы о комиссии, акты Н-1, журнал регистрации	ст. 227–231 ТК РФ; приказ Минтруда № 223н от 20.04.2022	Комиссия, утверждает работодатель	Акты и материалы — 45 лет
Журнал (регистр) учёта микроповреждений — микротравм	ст. 226 ТК РФ; рекомендации Минтруда по учёту микротравм	Ответственное лицо	1 год с даты регистрации, далее по ЛНА

Реквизиты подзаконных актов периодически меняются: перед утверждением пакета сверяйте номера и редакции приказов на дату подписания. В самих ЛНА лучше давать ссылку на акт без привязки к редакции — «в соответствии с действующими правилами обеспечения работников СИЗ».

УСЛОВНО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ПОЯВЛЯЮТСЯ ПРИ ОПРЕДЕЛЁННЫХ УСЛОВИЯХ

Эта группа даёт больше всего замечаний на проверках, потому что специалист не всегда видит триггер, который включает документ.

🔹 Если в организации есть работы повышенной опасности — нужны перечень таких работ, порядок выдачи наряда-допуска, формы наряда-допуска, журнал их учёта, а также обучение по программе В с ежегодной периодичностью.

🔹 Если проводится обучение силами работодателя — понадобятся уведомление о регистрации в реестре Минтруда, приказ об организации обучения, материально-техническое обеспечение, перечень оборудования, документы преподавателей и передача сведений об обученных в реестр.

🔹 Если есть вредные и опасные условия труда — списки работников на дополнительный отпуск, сокращённую рабочую неделю, повышенную оплату, молоко или равноценные продукты, лечебно-профилактическое питание; программа производственного контроля и протоколы лабораторных исследований.

🔹 Если выдаются СИЗ, требующие практических навыков применения — дыхательные аппараты, страховочные системы, — обязательны программа и протоколы обучения по использованию СИЗ.

🔹 Если работники управляют транспортом — документы по предрейсовым и послерейсовым медосмотрам, стажировка водителей, инструктажи по безопасности дорожного движения, журналы.

🔹 Если есть опасные производственные объекты — производственный контроль по промбезопасности, положение об ОПК, аттестация по промышленной безопасности, план мероприятий по локализации аварий. Это отдельный от охраны труда контур, но проверяют его вместе.

🔹 Если работники заняты на высоте, в электроустановках, с грузоподъёмными механизмами — отраслевые удостоверения, группы по электробезопасности, приказы о присвоении, наряды-допуски по правилам работ на высоте.

🔹 Если есть выборный орган первичной профсоюзной организации — протоколы согласования ЛНА, документы о создании комитета (комиссии) по охране труда, положение о нём, документы уполномоченных по охране труда.

🔹 Если численность превышает 50 человек — создание службы охраны труда или введение должности специалиста по охране труда становится обязательным, а вместе с ним — должностная инструкция, соответствующая профстандарту.

🔹 Если есть дистанционные работники — сокращённый набор обязанностей работодателя закрепляется в трудовом договоре, но ознакомление с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, рекомендованным работодателем, всё равно оформляется.

ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ БОЛЬШЕ НЕ НУЖНЫ: ЧИСТИМ ПАПКУ

Значительная часть архива специалиста по охране труда — наследие правил, утративших силу после реформы 2021–2022 годов. Держать их не запрещено, но они создают лишнюю нагрузку и риск расхождений.

❌Журнал регистрации вводного инструктажа по пожарной безопасности в старой форме — требования к противопожарным инструктажам изменились, форма журнала теперь иная, а сам инструктаж вынесен из охраны труда в отдельный блок.
❌Удостоверения о проверке знаний охраны труда как обязательный документ — с 2022 года основным подтверждением служит протокол проверки знаний и запись в реестре обученных. Удостоверение можно выдавать, но требовать его как единственное доказательство нельзя.
❌Отдельные программы обучения по каждой профессии, дублирующие программу А — по действующим правилам достаточно трёх программ обучения требованиям охраны труда плюс обучение первой помощи и применению СИЗ.
❌Личные карточки учёта СИЗ строго по старой форме — форма стала свободной, допускается электронный учёт с электронной подписью работника.
❌Перечень профессий для бесплатной выдачи мыла отдельным приказом — сегодня это часть норм выдачи смывающих и обезвреживающих средств.
❌Планы эвакуации в каждом кабинете, схемы и стенды «по требованию» — требования к их размещению определяются правилами противопожарного режима и площадью этажа, а не желанием закрыть стену.
❌Протоколы инструктажей — инструктажи регистрируются в журнале, отдельные протоколы не предусмотрены.
❌Копии отраслевых правил по охране труда в бумаге — достаточно обеспечить доступ работников к документам, в том числе электронный.

МИНИМАЛЬНЫЙ ПАКЕТ ДЛЯ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ И ОФИСА

Для организаций до 15 человек, отнесённых к микропредприятиям, законодатель разрешает отказаться от части локальных актов, перенеся условия в трудовые договоры. Но охраны труда это касается ограниченно: отказаться можно от положений о премировании и внутреннем трудовом распорядке, а не от обучения, СОУТ и оценки рисков.

Реалистичный минимум для небольшого офиса выглядит так: положение о СУОТ в сжатом виде, приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда на руководителя, перечень профессий для обучения, три программы обучения или договор с учебным центром, программы и журналы инструктажей, инструкции по охране труда для офисных должностей и работы с ПЭВМ, отчёт СОУТ, оценка профрисков, нормы выдачи смывающих средств, список на медосмотры, документы по расследованию на случай происшествия и журнал микротравм.

Это 12–15 документов. Именно такой объём чаще всего и требуется, когда специалист спрашивает про «стартовый пакет с нуля».

КТО УТВЕРЖДАЕТ ДОКУМЕНТЫ И КАК ПРАВИЛЬНО ВВОДИТЬ ИХ В ДЕЙСТВИЕ

Ошибки в реквизитах обесценивают даже корректный по содержанию документ.

Локальные нормативные акты по охране труда утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо по доверенности либо приказу. Формула «утверждаю» на титульном листе с подписью и датой — минимально достаточный вариант, но надёжнее вводить ЛНА приказом: приказ фиксирует дату вступления в силу, отменяемые документы и ответственного за ознакомление.

При наличии профсоюза ЛНА, затрагивающие условия труда, принимаются с учётом мнения выборного органа. Протокол или письмо профсоюза прикладывается к акту. Отсутствие этой процедуры при действующем профсоюзе — самостоятельное нарушение.

Ознакомление работников обязательно и подтверждается подписью: в листе ознакомления, журнале или в электронном виде при использовании электронного документооборота. С 2022 года кадровый ЭДО в охране труда легален, но перечень документов, которые нельзя вести только электронно, нужно проверять — акты о несчастных случаях и журналы инструктажей традиционно требуют осторожности.

Комиссии — по проверке знаний, по СОУТ, по расследованию — формируются приказом с указанием состава, председателя и полномочий. Члены комиссии по проверке знаний должны быть обучены, причём председатель и члены — по тем же программам, знания по которым проверяют.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ: КОРОТКАЯ ПАМЯТКА

Материалы расследования несчастных случаев, акты Н-1 и журнал их регистрации — 45 лет. Отчёты СОУТ — 45 лет, а при отнесении условий к вредным и опасным классам — до 50 лет. Журналы инструктажей — 45 лет. Личные карточки учёта СИЗ — 45 лет после увольнения. Протоколы проверки знаний — 5 лет. Инструкции по охране труда после замены новыми — 50 лет. Приказы по основной деятельности, включая приказы по охране труда, — 50 лет.

Сроки установлены Перечнем типовых управленческих документов Росархива. Уничтожение документа раньше срока — самостоятельное нарушение, отдельное от нарушений в сфере охраны труда.

КАК ПРОВЕРЯЕТ ГИТ: ЛОГИКА ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ

Инспектор работает по проверочным листам, и структура вопросов в них воспроизводит логику обязанностей работодателя. Практически всегда запрашиваются:

документы по обучению и проверке знаний с выборочной сверкой по реестру Минтруда;
отчёт СОУТ с проверкой актуальности и наличия карт по всем рабочим местам;
документы оценки профрисков с проверкой того, что риски идентифицированы для реальных рабочих мест, а не скопированы;
документы по СИЗ со сверкой норм, карточек и фактического наличия на работниках;
документы по медосмотрам с проверкой заключений и сроков; материалы по происшествиям.

Типичный сценарий замечания — не отсутствие документа, а рассинхрон: в отчёте СОУТ есть рабочее место, которого нет в перечне профессий для обучения; в реестре опасностей нет работ на высоте, которые указаны в наряде-допуске; нормы выдачи СИЗ не совпадают с картой СОУТ.

❗Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ: за нарушение требований охраны труда — до 80 тыс. руб. на организацию, за необученного работника — до 130 тыс. руб., за необеспечение СИЗ — до 150 тыс. руб., за непроведение СОУТ — до 80 тыс. руб. Повторное нарушение — вплоть до приостановления деятельности.

ПЯТЬ ОШИБОК ПРИ ФОРМИРОВАНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ

Скачанный шаблон без адаптации. Положение о СУОТ с упоминанием цехов и сварочных постов в консалтинговой компании читается инспектором как незнание собственных процессов.
Документы «на будущее». Наряды-допуски и перечень работ повышенной опасности при отсутствии таких работ создают обязанность обучать по программе В.
Разрыв между СОУТ и оценкой рисков. Это два разных инструмента: СОУТ измеряет факторы на рабочем месте, оценка рисков описывает опасности и меры управления. Подменять одно другим нельзя.
Обучение без учёта реестра. Если сведения об обучении не попали в реестр Минтруда, формально работник считается необученным, даже когда протокол есть на руках.
Единая инструкция «по охране труда для всех работников». Инструкции разрабатываются по профессиям, должностям или видам выполняемых работ.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Сколько документов по охране труда должно быть в организации в 2026 году?

Обязательное ядро — около 20–23 документов. С условно обязательными, зависящими от видов работ и вредных факторов, перечень вырастает до 40–60. Для небольшого офиса реальный минимум — 12–15 документов.

Какие документы по охране труда нужны обязательно всем без исключения?

Положение о СУОТ, приказ о назначении ответственного, перечень профессий для обучения, программы обучения и инструктажей, журналы инструктажей, протоколы проверки знаний, инструкции по охране труда, отчёт СОУТ, оценка профрисков, нормы и учёт выдачи СИЗ, список на медосмотры, журнал микротравм, документы по расследованию несчастных случаев.

Кто утверждает документы по охране труда?

Руководитель организации или уполномоченное им лицо. При наличии профсоюза — с учётом мнения выборного органа. Комиссионные документы подписывают члены комиссии, утверждает работодатель.

Нужно ли положение о СУОТ микропредприятию?

Да. Право микропредприятия отказаться от части локальных актов на охрану труда не распространяется. Положение можно сделать кратким, но оно должно быть.

Как часто пересматривают инструкции по охране труда?

Жёсткой периодичности нет. Пересмотр проводится при изменении технологии, оборудования, условий труда, после несчастного случая или по требованию инспекции. Многие организации оставляют в ЛНА срок 5 лет — это допустимо, но становится обязательным для самой организации.

Сколько хранить журналы инструктажей?

45 лет, согласно Перечню Росархива.

Обязательны ли удостоверения по охране труда в 2026 году?

Нет. Обучение подтверждается протоколом проверки знаний и сведениями в реестре Минтруда. Удостоверение — дополнительный документ по желанию работодателя.

Чем отличается СОУТ от оценки профессиональных рисков?

СОУТ — инструментальная оценка вредных и опасных факторов на конкретном рабочем месте с присвоением класса условий труда, проводится аккредитованной организацией не реже одного раза в 5 лет. Оценка профрисков — идентификация опасностей во всех процессах и выбор мер управления, проводится работодателем самостоятельно или с привлечением специалистов, обновляется при изменениях.

Можно ли вести документацию по охране труда в электронном виде?

Да, при использовании электронного документооборота и электронной подписи. Учёт выдачи СИЗ прямо разрешено вести электронно. Для журналов инструктажей и материалов расследования безопаснее сохранять бумажный экземпляр.

Что грозит за отсутствие документов по охране труда?

Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ: от 2 до 150 тыс. руб. в зависимости от состава, при повторном нарушении — до 200 тыс. руб. или приостановление деятельности до 90 суток. Должностные лица при повторном нарушении могут быть дисквалифицированы.

ЧТО ДЕЛАТЬ ДАЛЬШЕ

Перечень документов — производная от обучения. Пока в организации нет обученной комиссии по проверке знаний и специалиста, который понимает связку СУОТ — риски — СОУТ — СИЗ, любой пакет документов останется набором файлов, который развалится на первой же проверке.

Мы закрываем эту задачу базовым пакетом обучения по программам А, Б и В: общие вопросы охраны труда и функционирование СУОТ, безопасные методы и приёмы работ при воздействии вредных и опасных факторов, безопасные методы выполнения работ повышенной опасности. В пакет входит обучение по оказанию первой помощи и по использованию СИЗ, а также передача сведений в реестр Минтруда. После обучения руководитель, специалист по охране труда и члены комиссии готовы утверждать и защищать документацию, а не просто хранить её.

на базовый пакет программ А/Б/В — подберём состав групп под вашу структуру, актуализируем перечень документов под фактические рабочие места и передадим сведения в реестр в установленные сроки.

--------------