Главная » Документы » Журналы инструктажей: вводный, первичный, повторный, целевой — кто заполняет и как сшивать

Журналы инструктажей: вводный, первичный, повторный, целевой — кто заполняет и как сшивать

Коротко по существу: единой утверждённой формы журнала инструктажей в России нет. Работодатель разрабатывает формы сам, опираясь на Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021, и закрепляет их локальным актом. Вводный инструктаж регистрирует специалист по охране труда, инструктаж на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый) — непосредственный руководитель работ, целевой — руководитель работ или выдающий наряд-допуск. Журналы на бумаге нумеруют, прошивают и заверяют наклейкой с подписью ответственного; срок хранения журналов вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет.

Ниже — четыре рабочие формы с правилами заполнения, порядок сшивания и разбор ошибок, которые чаще всего находит ГИТ.

ЧТО ТРЕБУЕТ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 2464

Правила обучения по охране труда делят инструктажи на три группы:

Вводный инструктаж проводится всем принимаемым на работу, а также командированным, работникам сторонних организаций и лицам, участвующим в производственной деятельности, до начала работы. Программа разрабатывается работодателем с учётом примерного перечня тем из приложения 1 к Правилам и утверждается приказом.
Инструктаж по охране труда на рабочем месте существует в трёх разновидностях: первичный (до начала самостоятельной работы), повторный (не реже одного раза в шесть месяцев по программе первичного) и внеплановый — при вступлении в силу новых нормативных требований, изменении технологических процессов и оборудования, изменении должностных обязанностей, по требованию должностных лиц контрольно-надзорных органов, после аварии или несчастного случая, а также при перерыве в работе.
Целевой инструктаж проводится перед выполнением работ повышенной опасности с оформлением наряда-допуска, перед ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций, перед работами, не входящими в трудовые обязанности работника, и перед массовыми мероприятиями.

Главное практическое следствие: Правила требуют фиксировать факт проведения инструктажа с подписями инструктирующего и инструктируемого, но не навязывают бланк. Регистрация допускается на бумаге или в электронном виде, а целевой инструктаж перед работами по наряду-допуску можно фиксировать прямо в наряде-допуске, не дублируя в журнале.

Вид инструктажа	Кто проводит и подписывает	Когда	Где регистрируется
Вводный	Специалист по охране труда либо иной уполномоченный приказом работник; допускается привлечение сторонней организации	До начала работы	Журнал вводного инструктажа (ведётся централизованно)
Первичный	Непосредственный руководитель работ, прошедший обучение	До начала самостоятельной работы	Журнал инструктажа на рабочем месте в подразделении
Повторный	Непосредственный руководитель работ	Не реже 1 раза в 6 месяцев	Тот же журнал подразделения
Внеплановый	Непосредственный руководитель работ	По основаниям из п. 19 Правил	Тот же журнал, с указанием причины
Целевой	Руководитель работ или лицо, выдающее наряд-допуск	Непосредственно перед работой	Журнал целевого инструктажа или наряд-допуск

Вводный инструктаж нельзя «отдать» мастеру участка, если он не назначен приказом, а инструктаж на рабочем месте нельзя передать специалисту по охране труда: он не руководит работником и не отвечает за его рабочее место. Это разные роли, и подмена их — классическое замечание инспектора.

Форма 1. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

Дата проведения инструктажа	Фамилия, имя, отчество работника, прошедшего инструктаж	Число, месяц, год рождения работника, прошедшего инструктаж	Профессия, должность работника, прошедшего инструктаж	Наименование подразделения, куда направляется	Фамилия, имя, отчество, профессия (должность) работника, проводившего инструктаж	Подпись работника, проводившего инструктаж	Подпись работника, прошедшего инструктаж
12.10.2026	Петров Сергей Анатольевич	01.09.1991	Электромонтёр по ремонту и обслуживанию электрооборудования	Энергоцех	Смирнова Александр Иванович, специалист по охране труда

Скачать форму журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда

Правила заполнения. Журнал ведётся в единственном экземпляре на организацию (или на каждую обособленную площадку). Запись вносится в день инструктажа, до фактического допуска к работе — если в трудовом договоре дата приёма 12 октября, а инструктаж датирован 14-м, это нарушение. Графу «подразделение» заполняют по штатному расписанию, без сокращений вроде «ЭЦ». Командированных и работников подрядчика вписывают так же, с указанием организации-работодателя в графе о подразделении.

Форма 2. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

Дата проведения инструктажа	Фамилия, имя, отчество работника, прошедшего инструктаж	Число, месяц, год рождения работника, прошедшего инструктаж	Профессия, должность работника, прошедшего инструктаж	Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый, целевой)	Причина проведения инструктажа (для внепланового или целевого)	Наименование локальных актов, в объеме требований которых проведен инструктаж	Фамилия, имя, отчество, профессия (должность) работника, проводившего инструктаж	Подпись работника, проводившего инструктаж	Подпись работника, прошедшего инструктаж
12.10.2026	Петров Сергей Анатольевич	01.09.1991	Электромонтёр	Первичный	—	Приказ Минтруда РФ от 15.12.2020 N 903Н	Смирнова Александр Иванович, специалист по охране труда

Скачать форму журнала регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

Правила заполнения. Ключевая графа — перечень инструкций и программ. Формулировка «инструктаж проведён» без номеров документов юридически пуста: невозможно установить, чему учили работника. Перечисляйте программу инструктажа и конкретные инструкции по охране труда по профессии и видам работ.

Если работник проходит стажировку, её продолжительность определяет работодатель с учётом сложности работ; отметка о допуске к самостоятельной работе ставится после завершения стажировки. Работники, чья работа не связана с эксплуатацией оборудования, инструментов и источников повышенной опасности, могут быть освобождены от первичного инструктажа — перечень таких должностей утверждается приказом, и тогда в журнале их просто нет.

Повторный и внеплановый инструктаж удобно вести в том же журнале, что и первичный, добавив графу «вид инструктажа» — отдельные книги на каждый вид множат бумагу без пользы. Срок повторного считается от даты предыдущего инструктажа, а не от начала календарного полугодия: инструктаж 14 октября означает следующий не позднее 14 апреля. Для внепланового обязательно указывайте основание со ссылкой на документ — приказ, акт, предписание, новую редакцию инструкции. Отпуск, больничный или командировка не сдвигают срок: вернувшегося работника инструктируют в первый рабочий день, если срок истёк.

Целевой инструктаж привязан к конкретной работе и конкретной дате — запись «на октябрь» или «на объект» недопустима. Если работы ведутся по наряду-допуску, достаточно отметки в наряде: дублирование в журнале не требуется, но и не запрещено. Когда работника привлекают к работам вне трудовых обязанностей — уборка территории, разгрузка, участие в субботнике — целевой инструктаж обязателен, и именно эти эпизоды чаще всего выпадают из документов.

КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ БУМАЖНЫЙ ЖУРНАЛ

Порядок простой, но его соблюдение часто решает судьбу журнала как доказательства при проверке или расследовании несчастного случая.

Пронумеруйте все листы журнала арабскими цифрами в правом нижнем углу, не включая обложку. Нумеруют листы, а не страницы.
Прошейте журнал прочной нитью или шпагатом в два-три прокола по левому полю, концы нити выведите на последний лист с внутренней стороны.
Наклейте поверх узла заверительную наклейку размером примерно 5×6 см так, чтобы концы нити остались снаружи.
Сделайте на наклейке запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 48 (сорок восемь) листов. Специалист по охране труда ______ Смирнова А. В. 12.10.2026».
Поставьте подпись частично на наклейке, частично на листе и заверьте печатью организации, если печать используется. Подписывает тот, кто отвечает за ведение журнала, или руководитель.
Зарегистрируйте журнал в журнале учёта локальных документов: присвоенный номер и дата начала ведения указываются на обложке вместе с наименованием организации и подразделения.

Титульный лист должен содержать полное наименование работодателя, наименование журнала, подразделение, дату начала и — после закрытия — дату окончания ведения. Записи делают шариковой ручкой синего или чёрного цвета. Ошибку не затирают и не замазывают корректором: неверную запись зачёркивают одной линией, рядом пишут верные данные, ставят отметку «Исправленному верить», подпись и дату. Пустых строк между записями не оставляют, незаполненные графы прочеркивают. Когда листы закончились, журнал закрывают записью о дате окончания и открывают новый с продолжением нумерации записей.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ЖУРНАЛЫ

Правила допускают регистрацию инструктажей в электронном виде. Работает это корректно при трёх условиях: журнал ведётся в системе с фиксацией даты и автора записи без возможности незаметного редактирования, подписи оформляются электронной подписью работника и инструктирующего, а переход на электронный формат закреплён локальным нормативным актом и положением об электронном документообороте. Таблица в Excel на общем диске этим требованиям не отвечает — такой «журнал» инспектор не примет, поскольку подписи работников отсутствуют. Смешанный вариант тоже возможен: электронный учёт для планирования сроков плюс бумажный журнал как первичный документ.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Журналы вводного инструктажа и инструктажа по охране труда на рабочем месте хранятся 45 лет — это позиция 423 Перечня типовых управленческих документов, утверждённого приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Для журналов целевого инструктажа отдельной позиции в Перечне нет, поэтому срок устанавливает работодатель в номенклатуре дел; на практике берут 5 лет, а при расследовании несчастного случая такой журнал приобщают к материалам и хранят 45 лет вместе с актом. Наряды-допуски с отметками о целевом инструктаже хранятся по срокам, установленным правилами по видам работ, обычно не менее года после закрытия.

ШЕСТЬ ОШИБОК, КОТОРЫЕ НАХОДЯТ В ЖУРНАЛАХ ЧАЩЕ ВСЕГО

Подписи работников проставлены «задним числом» за полгода сразу — видно по однотипному нажиму и чернилам, а при несчастном случае такая запись обнуляет всю защиту работодателя.
Инструктаж на рабочем месте проводит специалист по охране труда вместо непосредственного руководителя.
Инструктирующее лицо не прошло обучение по охране труда и не назначено приказом.
Не указаны номера программ и инструкций, по которым проводился инструктаж.
Нарушен шестимесячный интервал повторного инструктажа, в том числе из-за отсчёта от начала года.
Целевой инструктаж не оформляется при разовых поручениях вне должностных обязанностей.

КТО ИМЕЕТ ПРАВО ИНСТРУКТИРОВАТЬ

Проводить инструктаж может только работник, который сам обучен требованиям охраны труда в объёме, соответствующем инструктируемым работам, обучен оказанию первой помощи и использованию средств индивидуальной защиты, имеет утверждённые программы инструктажей и назначен приказом работодателя. Руководитель участка, не прошедший обучение, формально не вправе подписывать журнал — а значит, все его записи оспоримы.

Подготовьте своих мастеров, начальников цехов и бригадиров к работе с журналами. Курс «Обучение инструктирующих лиц» в нашем учебном центре закрывает полный набор требований: программы А, Б и В в нужном объёме, первая помощь, применение СИЗ, методика проведения инструктажей и разбор заполнения всех четырёх форм журналов. По итогам обучения — протокол, запись в реестре обученных лиц Минтруда и готовые шаблоны журналов и приказов для вашей организации. Пришлите список должностей, и мы подберём программы и сформируем группу под ваш график.

Запишитесь

на базовый пакет программ А, Б, ОПП — подберём состав программ под ваши рабочие места и вредные факторы и передадим сведения в реестр в установленные сроки.

--------------